固定资产投资项目信息化管理系统建设初探

      ［摘 要］固定资产投资项目信息化管理系统是项目管理与信息化技术的融合，可实现计划管理、资源共享和信息反馈，通过流程规范化、信息化、网络化，促进传统管理模式转变，有效提高了管理效率和管控水平。本文以西安近代化学研究所为例，分别从固定资产投资项目信息化管理系统的建设重要性、建设目标、系统功能和技术方案 4 方面展开，对固定资产投资项目信息化管理系统在企事业单位中的建设及应用进行初步探索。

      ［关键词］固定资产；投资项目；信息化系统；功能模块

      管理信息化是指利用最新的网络技术、信息技术，通过对资源、信息、人员等要素的深度开发和广泛利用，将企业的各种业务流程规范化、信息化、网络化，利用信息系统整合现有资源加工生成新的、准确而有效的数据信息，提供给各层次的管理及技术人员，以利于相关人员做出最优决策，不断提高经营管理效率和水平。

      固定资产投资项目是企事业单位发展的重要基础，随着政府投资及企业自身投资规模的逐步加大，项目建设周期越来越短且建设质量要求越来越高，而传统依靠电话、传真、邮件、开会等形式的管理模式效率低、成本高，已经无法满足企事业单位建设项目快速发展的需要。与此同时，信息化技术已经非常成熟，并应用于各行各业，有效提高了管理效率，降低了管理成本。信息化建设已成为企事业单位管理改革创新的重要手段。本文结合实际经验，总结了固定资产投资项目信息化管理系统建设的必要性、建设目标、系统功能组成以及技术方案等。

      固定资产投资项目往往投资大、周期长，涉及部门多、专业多、人员多。在管理上，注重整体统筹协调，包括项目论证管理、实施进度管理、资金计划管理、风险控制、“三同时”管理和验收管理等。以上特点决定了固定资产投资项目管理对信息化的依赖程度，只有通过信息化技术才能实现快速有效沟通、资源共享、进度控制、问题反馈和责任明晰，为过程管理和领导决策提供科学依据。

      固定资产投资项目信息化管理系统的应用对企事业单位，特别是投资规模大、建设进度要求高的单位管理效率的提高效果显著，甚至是革命性的，在实现组织扁平化的同时，保证决策层管理幅度的扩大和管理效率的提高。信息化系统能有效提高单位内各种信息的传递速度、共享程度和透明度，同时促进单位业务流程的梳理和组织机构的优化。固定资产投资项目信息化管理系统建设的重要性体现在以下 5 个方面：

      1.1   有利于信息及时沟通和资源共享

      固定资产投资项目从论证、实施到验收，涉及项目管理人员、工艺技术人员、土建管理人员、财务管理人员、合同及招投标管理人员、档案管理人员、审计人员以及相关决策层领导人员。传统项目管理为实现信息上传下达，需大量电话、邮件联系或组织大量协调会议。通过统一的信息化平台，各类人员可以及时获取权限范围内的项目相关信息，按计划及时反馈各自实施结果，有效提高了信息的传递速度。

      1.2   有利于促进组织结构优化

      目前，大多数企业的组织结构都是“金字塔”形，自上而下分为决策层、管理层和实施层，每层又涉及多个领导或多个专业部门。在项目管理过程中，上下层之间以及同层不同部门之间存在权责不清、推诿扯皮等现象。借助信息化技术，有利于科学梳理企业管理流程，精减中间环节，明确部门职责，规范资料要求，建立起反应迅速的扁平型组织结构。

      1.3   有利于降低运行成本

      信息化系统建设需要企业投入一定资金，系统建成投入运行后，可有效降低管理成本，提高管理效率。项目管理人员在信息化平台下达科学的实施计划，相关部门根据计划组织实施和反馈问题，领导层通过查看系统自动生成的报表了解项目进度情况等，有效地降低了时间成本。同时，借助信息化平台进行计划下达、资料传递、行政审批等，基本实现了无纸化办公，进一步降低了运行成本。

      1.4   有利于提高管理水平

      信息化建设不仅仅是配置计算机和网络硬件及相关软件，更为重要的是与管理的结合。信息化建设过程中可以反过来促进企业优化管理流程，转变传统管理理念，建立良好的管理规范，构建扎实的企业管理基础，甚至是对原有的管理模式架构进行重组，从而提高整体管理水平。

      1.5   有利于提高科学决策能力

      完备的信息是决策的基础，信息技术改变了企业获取信息、收集信息、传递信息的方式，使管理层、决策层对项目过程信息的掌握更加完备、及时和准确。系统自动生成的各类报表和工作提醒功能，极大地提高了决策者的信息处理速度和处理能力，减少了决策过程中的不确定性和主观性。

      2、信息化系统建设的目标

      先进的信息化手段，为固定资产投资项目管理人员提供了高效、便捷的工作平台，使其通过固定资产投资管理系统能够获取项目全过程的各类信息，随时监控项目实施的各级计划、计划完成情况和资金使用情况，并可获取根据各项基础信息组合而成的多维度统计分析报表，以加强固定资产投资实施过程的监控。该系统的建设目标是为项目管理人员提供从项目前期的方案论证与编报、批复管理，到实施过程中的资金、计划、进度、“三同时”管理，直至项目验收的全流程管控工具，同时为决策层掌控固定资产投资项目整体建设情况提供宏观信息支持，为决策提供科学依据。

      3、信息化系统功能模块

      根据固定资产投资项目的特点以及涉及的内容，一套完整的信息系统应包含项目信息管理、项目实施管理、项目投资计划管理、项目统计分析查询管理、项目报表管理、固定资产投资工作信息管理、系统管理和系统集成 8 大模块。项目信息管理按阶段管理项目，包括建议书阶段、可行性研究报告阶段、初步设计阶段、实施阶段和竣工验收阶段。每一阶段的项目信息包括简要信息、文件信息、明细表信息及建设动态。项目实施管理包含项目计划情况管理、项目计划完成情况管理和月度进展情况管理。其中项目计划和完成情况包括工艺设备、土建工程和其他费用 3 类，以 Excel 格式进行计划信息和完成情况的导入导出。项目投资计划管理包括项目整体或年度投资计划的申报、审批情况和投资计划下达情况的管理，同时可实现计划完成情况的考核、问题反馈、计划调整等功能。项目统计分析查询管理包括对项目信息、项目实施信息等进行简单查询或者复杂查询，并可以将查询结果以报表形式输出。项目报表包括固定报表和自定义报表两种，针对不同管理级别提供不同侧重点的固定报表。固定资产投资工作信息管理是项目管理中各类人员信息交流的窗口，包括发布通知公告、规章制度、重要工作信息等内容。系统管理包括组织机构管理、用户管理、权限管理、数据字典管理和系统安全保证等功能。系统集成包括与 CA 认证登录系统、财务管理系统、物资管理系统等现有系统的集成。

      4、信息化系统技术方案要点

      固定资产投资项目信息化管理系统建设模式，采用 B/S（浏览器 / 服务器）结构，实现多级管控，系统为不同级别的用户提供不同的管理功能、信息展现和查询统计报表模式。系统业务范围包括从投资项目立项开始，到项目实施和竣工验收过程中的批复信息管理、文件管理、大事件管理、投资计划管理和实施进展信息管理等方面。系统主要应用群体是单位内各级、各类固定资产投资项目工作相关人员和各级领导。固定资产投资项目信息化管理系统应用模式如图 1 所示。

图1 固定资产投资项目信息化管理系统应用模式

      固定资产投资项目信息化管理系统，采用 ADP 业务开发平台的组织机构权限管理，在逻辑结构上除了服务器、存储设备、网络、操作系统和数据库等基础设施外，自下而上分为核心服务层、协议层、应用服务层和最终用户使用层。

      核心服务包含了工作流引擎、安全管理、数据格式转换、任务调度和数据导入导出等功能，基于工作流引擎实现在线与离线的结构化数据多级审批、多级发布的数据管理。数据格式转换实现了不同数据之间的格式转换，便于数据录入。协议层是固投管理系统用来采集数据的底层协议，固投管理系统可以利用 MQ、HTTP、WEBSERVICE SMTP/POP3、JDBC 等协议从其他系统获得数据。应用服务层可实现数据加工、数据汇总、申报审批、数据发布、数据交换管理、审批流程追踪和非结构化数据上报，通过以上结构最终在客户端浏览器实现系统各项功能的显示和操作。

      固定资产投资项目信息化管理系统的信息安全通过多级管理实现，系统管理员根据各类人员承担的业务分工确定相应管理职责和可见范围，进行多级管理和授权。在 ADP 的安全架构中，以统一的用户管理和身份认证组件为基础，通过细分授权组件对不同权限人员实现系统功能访问控制和数据访问控制。此外，系统集成安全审计功能，通过统一的审计日志接口实现系统事件的安全审计信息记录。

      5、结 语

      固定资产投资项目管理是一项复杂的系统工程，有效地利用信息技术可实现管理的跨越式发展，但是信息化改造不能一蹴而就，需要结合应用实际进行进一步完善和深度开发，并与单位的机构改革协调进行、深度融合，才能最终实现固定资产投资项目管理的信息化，保证项目的顺利、高效实施。

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