摘要：本文结合东北电力设计院核电工作中遇到的实际工作情况，开发了一套适合的核电项目中文件管理的系统，包括物理传真管理、项目维护、传真管理、质保文件管理、接口管理、合同文件管理、设计变更管理、会议纪要管理、计划管理、设计审查意见管理、设计文件管理、ForUse管理等几个核心模块。极大的提高了核电项目的管理水平，提供了良好的平台和辅助工具。
关键词：核电；项目管理；文件管理。
1概述
随着全球生产力的飞速发展，经济全球化、一体化、信息化以不可阻挡之势席卷而来，市场竞争日益激烈，各类组织的发展和生存环境每天都在发生着变化。总之，各类组织不断受到作为一次性活动项目的影响或正在从事这样那样的项目，甚至很多组织的日常运作也有向项目化方向发展的趋势。东北电力设计院有限公司(以下简称东北院)是我国成立后的第一个电力勘察设计单位。目前除主要承担电力系统规划，火电、新能源、核电、超高压送变电工程的勘测设计、咨询、监理、环评、岩土和工程总承包业务外，还可以从事综合设计甲级资质规定的全部21个行业的勘测设计以及建设工程总承包业务，是典型的项目型企业。在核电方面，东北院主要承担着常规岛的设计。核电的项目管理具有高度的知识密集等特点，由于其投资大、建设周期长，涉及专业广、接口众多，安全和质量要求高，就更需要建设核电项目管理的规范化、业务流程的固定化，所以用信息化的手段来控制核电项目的管理方式应运而生。
2设计背景
目前，东北院在核电项目的管理上主要是通过人工操作完成的，使用大量的Excel表格来记录各类接口，文件存储方式完全是手工建成的Windows文件夹管理机制，并没有进行信息化建设，工作人员在传真机上进行各种过程文件的收发，各级的审批也是人工进行对照、分发、审批、签字，最后用文件盒将这些审批完成的过程文件进行归档。这种工作模式对人的要求非常高，各个环节的出错几率大，文件数量巨大导致在查询的时候非常麻烦，而且没有预警机制。所以要加强对核电项目的管理，信息化则是一个重要的手段，也是东北院近几年提出的重要规划目标。
东北院在核电项目中也曾使用过P3E(Primavera Project Planner for Enterpriser)软件，P3E软件是美国Primavera公司推出的企业级的项目管理工具，软件由5个部分组成：Project Manager——项目管理器(核心模块)、Primavision——网络查询分析工具、Methodology Manager——方法论管理器、Portfolio Analyst——项目组合分析工具、Progress Reporter——进度汇报工具。但此软件在东北院的使用过程中，并不符合东北院的实际工作需要，东北院在核电方面主要承担着常规岛的设计，并不是核电厂所有功能的建设，在使用P3E软件时功能会变得很繁琐，并不能很好的提高工作效率。另外，P3E软件只是编制进度计划的工具软件，不是实质的项目管理软件，离开文件、执行部门等实时信息的支持，其做出的计划可执行性必然很差。
ICM(Interface Control Manual)是法国方面管理大亚湾核电站设计的主要经验之一，在1988年于大亚湾核电站进行了首次实践，通过接口手册，可以使复杂的接口交换活动井然有序，但这种接口手册公局限于核岛和常规岛。据了解，目前国内接口文件管理系统软件主要在核电项目设计单位中采用并二次开发，如中国核动力研究设计院、中国核电工程有限公司。但这种核电项目管理的方式并不完全适合于东北院。
在国内其它一些企业中，项目的组织形式仍然是靠人力来管理项目，大量雇用高素质人才，管理方式上基本采用领导召集会议的方式来解决问题。管理程序不健全，项目计划基本靠人力来制订，计划人员基本靠个人的理解和搜集的有限资料来做计划，计划比较粗，可执行性不强，也很难与其它部门的工作进行协调和实时更新。计划往往赶不上变化，无法按计划来考核项目执行人员，最终导致项目执行人员不愿意按计划执行。工程要么拖期要么加班加点盲目赶进度，给工程质量和进度控制带来很大的风险。
上述这些经验在东北院无法实施的根本原因在于没有建立适合东北院特色的项目管理方法，即用程序和制度来约束大家的行为。而要将程序和制度高效的实施，建立信息化管理平台则是唯一有效的方法。近年来，东北院按照集团公司要求，主动调整经营结构，积极转变发展方式，加强核电领域经营生产能力，开发核电项目管理系统便是加强东北院信息化工作的又一项重要工作，可以对以后东北院的其它火电项目的管理起到相当大的帮助作用。
3系统整体结构
3.1系统结构框架
东北电力设计院核电项目管理系统最底层为系统中文件的目录存储结构，接着是项目组织形式和项目基本信息，上层为业务处理模块也是系统中的应用部分，最上层是基于应用层产生的各种数据后提供的查询及报表功能模块。系统架构图见图1。
系统存储目录按工程编号—项目参与单位—文件类别—收发文件类型—实际物理文件来进行设定，这种设定方式使得文件存储目录在脱离了核电项目管理系统后仍然可以进行方便的查找和使用。项目组织形式与项目基本信息确定了系统的底层参数，在录入后，系统的其它功能才可以正常运行。
4系统功能子模块
4.1系统功能模块
东北院核电项目管理系统见图2。
4.2基础数据维护
该模块包括项目的基本信息、参加项目的各种角色人员、参与该项目的相互往来单位等。角色人员严格按照项目经理、专业主管、主设人和成员等层次来区分，参与工程的每个人由于所处的角色不同而在核电项目管理系统中参与的工作和所能看到的资源不同。核电项目管理系统采用访问控制机制确保系统的正常运行，从项目组织形式、人员授权机制、角色管理、工作流审批，流程跟踪方面，多角度、多侧面的分析了核电实际业务，从最底层的基础数据起就关联到应用层的权限上。使应用层的权限完全依赖于底层的项目组织方式，从根本解决了系统的安全性和稳定性问题。
4.3文件下发系统
传统的下发方式是被动的下发，传真管理员在拿到收到的文件后，要第一时间去找核电接口工程师签字，经项目经理审批后分发各专业主设人。这种方式进行下发，如果某一环节找不到人，文件就会停在传真管理员处，这样会使很多文件都延误。整个的文件下发在这种方式下基本就是传真管理员一个人的工作，工作量之大难以想象。而且在分发时，无法记录所有分发人的意见，使在回复对应的来文时，只能以电话方式询问各分发人对来文的意见，这样的回复不极时也不准确。
核电项目管理系统从根本上实现了真正分发的功能，在系统中上一环节只要审批完成，文件就会流转到审批流程中的下一环节，保证了查阅文件的实时性，不会让大量的文件滞留在传真管理员这里。项目经理分发各专业主设人后，所有的专业主设人都可以同时看到文件，而且必须要填入意见才可以完成审批任务。
4.4文件发送系统
在没有使用核电项目管理系统以前，设计人员要发文首先要填写发文单，而发文单上最无法保证正确性的就是发文编号、专业流水号，版本这样的信息，这种信息需要从历史的数据中取得，因为设计人员无法查找历史的收发文件记录，所以填写发文单其实是设计人员与传真管理员、核电接口工程师多个人的事，传真管理员和核电接口工程师需要熟练掌握所有工程的所有发文信息，这样的工作流程不合理也不科学，极容易出错。
核电项目管理系统发送文件时，申请人只需填入最基本的意见就可以进行发送了，其它的发送单信息不需要人为进行计算，像发文的版本、发文单流水号、专业编号等信息都是系统自动计算出来的，避免了人为产生的错误，也节约了成本。经专业主设人，专业主管，项目经理审批，核电接口工程师，传真管理员机校核后核电系统会自动形成传真文件，经物理传真接口直接发到指定的单位。这种方式打破了传统的文件发送方式，为设计人员和核电工作人员节省了大量的工作量，为企业也节约了大量成本，工作方式即科学又环保。
4.5文件管理系统
文件管理系统存于核电项目管理系统中的每个模块里，整个核电项目管理系统就是一个大的文件管理系统。系统的物理文件存储于物理存储目录中，以文件的来文编号或发文编号作为文件存储名称，结构化的存储目录和真实的物理名称使得核电项目管理系统的文件脱离系统后，仍然可以进行方便的查找、更新，便于设计人员在出差过程中由于无法登陆系统而找不到实际文件。
前台的文件管理方式需要人性化，核电项目管理系统采用所见即所得的方式来展示文件。对于每一个记录的收发文，都显示在同一页面上，这样既很好的展现了文件间的关联，也使使用人员以最少的操作方式来查看文件。
系统提供了友好、清晰的提醒方式。对于每条记录的到时提醒以颜色来区别，分为四个级别，分别以红、橙、灰、黑四种颜色来标注，以这种方式提醒核电项目管理人员，非常直观。
4.6文件统计查询系统
系统提供了多种权限控制文件的查询，本人只能查询自己处理过的文件，其它浏览角色分为系统管理员、核电部系统管理员、项目经理、专业主管、主设人、成员和普通职工等，每个角色不同会有不同的浏览权限。通过查询系统，用户可以查看每次收发的真实文件，也可以查看任务的执行状态。
系统的统计功能包括传真统计分析模块、接口统计模块、IED统计汇总模块三部分。根据业务需求传真统计分析模块统计数据为“应打开传真数量”、“未按时回复的传真数量”、“接时回复率”。接口统计模块按专业分别统计了各专业的“已打开的接口数量”、“延误打开的接口数量”、“延误回复的接口数量”、“需升版的接口数量”、“未来两个月应打开的接口数量”、“未来一个月应打开的接口数量”、“发出接口传递单的数量”、“发出接口意见单的数量”、“延误率”等信息。IED统计汇总模块汇总了所有计划接口数据的“提交日期”、“提交通道号”、“审查结果”等信息。
5技术特点及创新点
项目管理软件与其它软件不同的地方就在于基础数据的维护，建立合理的项目组织形式是项目管理软件最重要的部分。有了合理的项目组织形式，才可以使参与设计流程各个环节的人员正确无误。本项目采用了先进的访问控制技术来建立项目组织形式、人员角色权限及审批过程，使核电系统的数据安全策略达到要求。
在绘制传真发送单的技术上，本项目采用高阶VBA技术，在审批流程的最后端才形成真正的传真页，使设计人员在填写传真内容上最大程度的减少错误，大多数据都是系统自行判定形成，给设计人员充分的参考，才可以发送。
最大的创新点在于使用计算机来管理核电项目中最烦杂的文件管理，减少了人为出错的几率，提高了核电工作的效率。
6结论
核电项目管理系统的建设丰富了东北院核电项目工作的工作方式，实现了对核电工作中文件的管理，该系统的研究与开发，解决了长期以来的人工繁杂的核电工作，解决了东北院一直以来没有有效的信息化手段去管理核电工作中的问题，提高了核电信息化管理水平。(本文2017年发表于《电力勘测设计》)
