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企业全生命周期项目管理信息化平台建设探究——以电子工业工程总承包企业为例

2020-07-22 来源:《项目管理技术》作者:世源科技工程有限公司 许思琪
特点更具精细化,所以其项目管理的模式也较其他工业工程领域更加精细和专业,此领域企业的信息化建设比较落后,也没有针对项目建设全过程的项目管理信息化系统,所以此次信息化建设也开创了企业全生命周期项目管理信息化平台建设的先河。
3.1建设背景
国家加大对电子领域尤其是半导体领域的建设,投入重金打造“中国芯”,半导体行业的项目技术壁垒高、厂房规模大、运行系统多、项目周期紧、建设投资大、成熟经验少,迫切需要专业团队对其进行专业化管理;同时,客户希望找到这样的团队进行EPC模式的项目操作,以增大效益,降低风险。随着大规模EPC项目数量的增多,运营项目操作复杂度的增大,依靠传统的管理模式对项目进行管理会带来很大的风险,同时可复制性较弱,效率低下。
企业高速发展的同时,运营管理、项目管理面临着更大的挑战,公司项目管理主要存在如下问题:项目点多面广,全面监管难;信息失真迟延,管项目难;人工效率低下,精细化管理难;共享渠道不畅,集中管控难;项目风险较大,及时发现难。
针对以上情况,打通信息传输渠道是根本,规范管理流程是基础,提高管理效率是必需,只有通过信息化的手段才能有效实现管理信息的互联互通和管理流程的智能管控及管理数据的自动计算。因此,以公司项目管理为核心的平台信息化系统建设成为迫切需求,以业务层面驱动的信息化建设成为当务之急。
3.2EPC项目模式
EPC项目建设模式在我国发展几十年,在不同的领域有不同的操作模式和经验,电子工业领域的EPC仍是以技术为驱动、管理为辅助的操作模式,EPC的快轨建设模式为在这个飞速发展时代的建设项目提供了很好的实践帮助。关于EPC项目操作的经验众说纷纭,本文依据多年电子领域EPC的成败案例,认为EPC项目的成功必须从项目的前期经营、客户选择开始,延续到方案设计、采购包策划,最终进行施工管理、运营维护。任何一个环节缺失都会导致项目失败,无法实现双赢。
EPC项目成功的关键环节如下:
(1)选择合适的客户或项目。
(2)熟悉项目所在的行业领域。
(3)拥有较强的设计能力和管理经验。
(4)清晰的各方组织架构。
(5)策划好项目的执行策略及流程。
(6)充足的资源。
(7)快速的决策。
(8)确定适合的合作伙伴。
(9)设计、采购、施工、交付需要很好地链接。
3.3建设内容
EPC项目管理信息化平台的内容覆盖项目的全生命周期,从前期市场开发和项目跟踪即开始对项目的成败、公司的效益产生较大的影响。信息化平台的具体内容见图1。
由于全生命周期的项目管理链条较长,所以信息化平台建设需要分两期进行(其中标注①为一期,②为二期内容),一期将与费用成本相关的主链条打通,解决公司项目管理中的主要问题,确保业务链能够贯通,并互相有机链接,相辅相成,最大化EPC项目的价值。该系统各模块的亮点主要体现在以下几个方面:
(1)市场开发。通过BULESHEET帮助市场人员进行策略销售,如销售漏斗分析、项目筛选、大客户管理,做到客户和项目资源的最优化,使项目的成功从优质的客户开始。同时,根据项目成功概率进行全公司的人力资源测算,为项目的执行提前准备资源,充足的资源是项目成功的保障之一。最终实现准确的市场分析,项目筛选,提高经营效率和项目收益。
(2)投标管理。投标阶段的策划、预算、人力策划、报价清单均在系统中完成,与后续项目合同签订时的报价清单形成对比,便于分析查找,逐步形成公司的投标素材库,包括人员简历、业绩、资照、规范、风险、废标项等,便于投标项目间经验教训的共享,提高投标效率和质量,增大中标率。
同时,此阶段的投标文件中的人力策划可以作为项目建立阶段的输入,节省时间并便于对比发现人员变化,精细化地控制合同预算;策划完成的人员即可自动发放项目派遣函,减轻人力资源负担且避免遗漏。
(3)项目策划。项目策划的包策划是EPC项目管理的核心,也是贯穿整个项目执行的一根主线。尤其是公司有多个项目并行时,采购管理容易出现混乱,并无法形成集中采购;信息化平台将采购阶段透明化、标准化、有序化,较好地控制了采购的流程。
项目策划阶段的包策划是工作包划分的唯一数据来源,任何修改都必须在此部分完成,避免了项目工作包变化带来的设计、采购、费控、施工、财务的不一致,造成人力、财力的浪费。系统中建立了不同行业的包模板,供项目使用,既快捷又准确,也便于日后对多项目包执行情况的数据统计,积累工作包策划的经验,快速决策,推进项目进程。
(4)招采管理。供项目编排采购计划参考;项目长名单根据供应商库自动生成,并最终形成供应商等级划分。供应商可以进入此平台进行投标、澄清、接收文件等,增强了互动性,提高了效率,完整地留存了过程文件信息。
设计的进度计划控制与PSR进度中的发包文件发行节点进行关联,形成联动,有效控制,确保设计进度满足采购的进度需求,能够让设计、采购、施工有机结合,避免信息失真延迟。
(5)费控管理。根据公司业务类型,建立与业务匹配的PBS架构(共分3级),将费用分解至适度单元,便于自由整合,形成4版清单数据———报价清单、合同清单
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