、预算清单和结算清单,积累数据,最终实现精准报价,提高中标率及公司效益。设计、采购等模块能够完整记录项目的各类变更,并在系统中随时体现,便于费控专业的预控以及准确现金流的形成,其与设计、采购、文档等模块形成有机联动,实现精细化管理。同时,通过各模块的数据结合与对比,能够及时发现项目存在的风险,防微杜渐。
(6)合同管理。根据公司业务类型,建立与业务匹配的合同模板及风险提示。合同贯穿项目前期合作、投标、合同签署、合同执行和合同关闭5个阶段,确保从始至终的合同理念传递;能够提取项目执行过程中重要节点的确认函或文件,及时记录各种变更依据,并提示潜在索赔痕迹的保留。实现全过程合同管理,规避项目执行风险。
(7)文档管理。与供应商和承包商形成互动平台,及时传递项目管控信息,并实时记录,做到标准化、规范化,数据完整清晰,为项目的变更、结算奠定了良好基础
(8)工时管理。按照人员岗位可以填报不同类型的工时,便于统计人员工效、成本费用以及部门间的人员结算,为公司资源运营提供强有力的数据支持,实现精细化管理。
其他常规模块的内容不在此一一赘述。本次信息化建设共梳理30余类主数据,确定50多种数据编码原则,定义70多种系统角色,对300多个事项进行角色授权和审批流定义,对公司的部门、岗位、职务、人员类别等进行重新梳理,创建预算科目、PBS架构、物料库、各类检查项清单;规范客户及供应商库;建立标准的工时分类、设计阶段、项目类型、编号规则;一期总计形成27份模板,建立14个标准库,应用120余张表格,设置近50处软关联节点;很好地解决了多项目操作时公司存在的问题,用管理推进信息化,以信息化支撑管理落地,以信息化促进管理提升。
另外,工业工程类项目建设的最大特点是变数比较多,如何让信息化的管理适度地适应项目实际操作的要求,并成为项目管理的抓手,记录项目的演变过程,提供关键节点数据;如何将先进的项目管理手段与信息化有机地结合并做到模块间的软关联是这类项目信息化系统平台建立的核心与关键。
4结语
企业全生命周期项目管理信息化平台的一期建设已经完成,已完成历史项目的数据测试,并进行了第一轮优化调整,目前正在进行在建项目的试运行,情况良好,基本实现了项目建立之初的标准化、规范化、平台化、高效率、聚知识、提高企业核心竞争力的目标。
电子工业类EPC项目的全生命周期项目管理平台信息化建设的特点总结如下:
(1)软件选择上需要能够灵活配置,不可照搬标准化程度高的成熟系统,同时也要权衡开发的成本。
(2)业务部门牵头,以业务价值链为主线,结合IT支持,做好整体规划,不改初衷。
(3)公司需具备先进的、成熟的、完整的项目管理流程、标准、工具,并配备适应其业务运营的组织架构以支撑信息化的运行。
(4)确定好要实现的目标,不可大而全,实施人需要管理好客户的需求,找准需求与开发的平衡点。
(5)要勇于打破所谓的常规,优化业务流程,做到简洁易用,最大化发挥信息化系统的价值。
(6)具有工匠精神,坚持不懈,不断完善,精益求精。
参考文献
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[3]拉普兰特.CIO的智慧:企业信息化管理的最佳实践[M].栗霞,宋艺,王玉玲,译.北京:机械工业出版社,2012
作者简介:许思琪(1975—),女,高级工程师,运营总监,研究方向:EPC工程总承包、工程项目管理信息化、ERP等。
本文发表在《项目管理技术》作者:世源科技工程有限公司 许思琪