发起或由系统定时提醒的,在系统页面醒目展示的通知信息。
3.2项目管理
项目管理模块主要分为流程管理、变更管理以及信息查询这三大模块。其中,流程管理模块尤为重要,是整个教学管理项目运行系统的核心业务部分。
3.2.1流程管理
根据教学研究项目运行系统的使用场景,并结合标准项目生命周期,流程管理应该具有:
项目申请:老师在系统中确定教学研究项目范围,输出项目定义文档,该环节需要明确项目对应的大体内容,为下一步需求文档的准备圈定范围。
需求评审:系主任针对教学研究项目申请需求文档进行评审的环节,需要结合项目负责人员对需求文档进行详细评估,确保方案的可实施。
立项评审:学院组织专家对教学研究项目主要涉及相关的资源安排,如人员、设备以及其他经费的安排进行评审,该环节主要在资源投入和排期等内容上进行评审。
立项:学院通过“立项评审”中资源的排期情况,系统一方面可以自动计算出项目需要的经费数额,另一方面也需要由各个资源的相关负责人对相关资源的投入进行审批和确认。只有当所有涉及角色人员都审批通过后,项目才算正式立项。
进度跟踪:进度跟踪主要分为项目阶段类型选择,主要包括初期检查和中期检查,系统能够自动根据填报内容而进行项目进度展示以及经费花费情况,并生成检查报表,发送到各个不同管理员。这样才能准确的评估和把握项目进展,对项目投入产出作出准确的判断。
项目结题:在教学研究项目按照申请报告到期后(立项评审时排期确认),需要对项目进行结题验收处理,并对项目进行评审,给出评定结果。如果有新的需求或者改变,应重新立项,对上一期项目进行优化。
3.2.2变更管理
教学研究项目变更应该至少包括:需求变更、项目变更以及资源变更。需要明确的是,教学研究项目进行过程中难免存在一些变更操作,但是作为项目负责人,要通过严格执行标准项目流程以及自己的思考来尽量避免过多的项目变更,以防止项目风险不可控。
需求变更,顾名思义,针对原始需求中某些需求功能做出调整的变更申请。
项目变更,是指项目组织为适应项目运行过程中与项目相关的各种因素的变化,保证项目目标的实现而对项目计划进行相应的部分变更或全部变更,并按变更后的要求组织项目实施的过程。
资源变更,在项目执行过程中若发现需要追加或减少包括人员、设备以及其他费用在内的资源,可通过资源变更来进行变声申请。
任何一种变更的实施,都需要有具体项目负责人发起,然后经过系主任确认,学院副院长审核,最后再有学院管理员负责落实。
3.2.3信息查询
信息查询功能即为对相关信息内容进行的查询、增加、修改、删除的功能。原则上,信息查询功能应该只有查询功能。对教学研究项目相关信息的修改应该发起相关的项目流程来进行,而不是通过后台管理员的增删改操作来进行。但是针对教学研究项目运行系统的现实场景考虑,需要增加增删改的功能,但是此功能一旦使用,除了需要管理员操作外,还额外需要系统领导角色人物的审批确认才可以进行。
3.3资源管理
何谓资源,人员、设备、资金以及对应的使用时间,共同组成了项目过程中的资源。任何一个项目都是通过资源的消耗来评估其需要划拨的经费,角色人员在审批对应项目节点时,对资源使用和计划的检查和评估,也是其审批的一个重要依据。
资源管理模块是教学研究项目运行系统的基石之一,其中的资源需要根据现实情况进行相关的填报与修改,以保证对项目经费计算的准确性。
3.4角色管理
角色管理是脱离教学研究项目运行系统存在的角色和角色人员配置的管理模块,它是依赖于现有系统功能模块,尤其是项目管理模块中的各个节点来对新建角色进行权责分配的模块。管理员可根据系统现实使用情况对角色和角色人员进行设置和分配。
建议系统出场包含学院管理员、学院教学副院长、系主任以及老师等角色。
4 系统实现
教学研究项目运行系统涉及面较多,流程管理复杂,同时还需要为以后系统扩充留下接口。所以对系统采用何种模式进行全面考虑。目前比较流行的模式有BS模式和CS模式 [9] 。CS模式比BS模式在逻辑上少一层架构,但是CS模式需要在每个客户端都安装一套完整的应用软件,所以维护工作量会比较大