大创项目管理系统设计及应用
2021-02-04
来源：《甘肃科技》作者：山东青年政治学院教务处 刘永
摘 要：分析了大学生创新创业项目在实际管理中存在的问题。 针对项目管理工作中管理流程多、工作量大、管理情形复杂多样、资助经费不易管理、各类统计数据不易保存等问题，提出了可以设计一套大创项目管理系统来解决。 介绍了大创项目管理系统的设计思路和利用该系统所取得的效果。 通过实践表明，该系统能够有效简化工作流程，提升工作效率，减轻管理人员工作负担，提升大创项目管理水平。
关键词：大学生创新创业项目；管理系统；效果
1 概述
大学生创新创业训练计划项目 （简称 “大创项目”） 是国家为了促进高等学校转变教育思想观念，改革人才培养模式，强化创新创业能力训练，增强高校学生的创新能力而成立的项目[1]。 近几年来，各高校对于大创项目的建设和发展都给予了高度重视[2-3]。 对于我校而言，教务处承担着大创项目立项申请、项目中期检查和项目验收等环节的组织实施工作。 由于项目管理环节多，项目数量多，项目运行周期长，项目资助经费计算复杂等原因，造成大创项目管理较为困难。
为了解决上述问题， 提出了一个大创项目管理系统设计方案， 并应用到大创项目的实际管理当中。 经过实践证明，利用该系统能够有效简化工作流程、提升工作效率、提高工作准确率、减轻管理人员的工作负担。
2 大创项目管理中存在的问题
2.1 项目管理流程多，工作量大
大创项目可以根据项目类型和项目级别进行划分，在类型上分为创新训练项目、创业训练项目和创业实践项目；在项目级别上分为校级项目、省级项目和国家级项目。 项目的运行周期是 1 到 2 年。 大创项目要经历立项申请、中期检查和项目验收 3 个阶段。 高校的管理部门在每个阶段都要组织各学院实施，并为项目负责人计算和发放项目资助经费。 每年在项目立项的同时，管理部门还要组织各学院对上一年的项目以及往年的延期、整改项目进行验收[4]。项目级别不同， 其立项时间和验收时间也不相同。项目运行周期长，项目管理流程多，工作量大给管理人员带来了不小的工作负担。
2.2 管理情形复杂多样
大创项目在实际管理中，允许项目负责人对项目进行延期、终止、变更项目负责人以及变更项目成员等， 这些措施虽然使得项目在实施上更加灵活， 但同时也加重了管理人员在管理方面的困难。因为无论上述哪种措施，都会影响到项目的验收和项目拨款。 例如，项目延期后，项目的验收时间也会推迟，项目验收拨款也会推迟；变更项目负责人后，项目资助经费的拨款对象也发生了变化，这些都要求管理人员想尽办法做好记录，以便能够准确地保证项目的验收时间节点和经费发放时间节点等，保证项目管理不出差错。
2.3 资助经费不易管理
1）项目资助经费核算容易出错[5]。 大创项目的项目级别和项目类型不同， 其资助经费标准也不同。 因此管理人员在核算项目经费时，都要花费不少的时间进行核对以避免出错。
2）资助经费拨付批次多，周期长，不易管理。 在拨付项目资助经费时，经费的拨付贯彻到项目的整个周期，管理人员要按照项目的初期立项、中期检查和末期验收 3 个阶段分批次发放，每次发放的金额都不相同，因此管理人员每次发放经费拨款时也都要仔细核算拨付金额。
2.4 各类统计数据不易保存
每年的大创项目在验收完成后，管理部门都要对各类数据进行统计，包括立项的项目数量、各级别的项目数量，各类型的项目数量，验收通过的项目数量、验收获得优秀的项目数量以及项目获得的各种成果等[6]。 通过统计的数据，管理部门能够掌握项目的实施情况，为来年的大创项目开展制定工作计划。 各类数据需要用各种表格进行统计，如果每年都单独做表格来保存数据的话，不仅很容易造成数据的丢失，也不方便查找历年的数据统计结果。
3 大创项目管理系统设计
3.1 系统设计目标
旨在利用大创项目管理系统来简化大创项目的日常管理和操作流程，通过系统的自动化功能来提升工作效率，减少工作出错频率，降低项目和经费管理风险，减轻管理人员的工作负担。
3.2 系统管理功能
项目管理系统由以下几个功能组成：
1）项目在研管理。 该功能模块主要是记录当前正在运行的项目信息、项目负责人账户信息和经费拨款信息。 项目信息主要记录了项目的立项年份、编号、名称、类型、级别、项目负责人姓名、学号、项目运行周期、所在学院、指导老师、参与学生数、项目其他成员信息、项目是否延期、项目是否终止、项目变更记录、项目中期检查结果、项目应验收时间、项目实际验收时间、学院验收结论、学校验收结论等。 项目负责人账户信息主要记录了身份证号、银行卡号、开户行等信息。 经费拨款信息主要记录了项目资助经费金额以及各阶段的拨款金额等。
该功能模块能够根据项目的立项年份、项目级别、项目是否延期、项目验收结果（优秀、合格、不合格、整改）等信息自动计算项目的验收时间，并能够根据项目的资助经费金额，自动计算项目的立项拨款、中期拨款和验收拨款金额。
2）项目已结题管理。 该功能模块主要是记录已经通过验收、已经终止和不合格项目的信息。 该功能中包含的信息与项目在研管理中的项目
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