还在头疼科研协作效率低？项目管理软件了解一下

2019年1月，NASA宣布其凌日系外行星勘测卫星（Transiting Exoplanet Survey Satellite）发现了一颗直径约为地球三倍的行星，围绕着16秒差距（53光年）外的一颗矮星旋转。它的发现离不开该卫星和位于智利拉斯坎帕纳斯天文台的麦哲伦II望远镜；但天文学家Johanna Teske表示，除了这些先进的设备外，它的发现还依赖于普通的项目管理工具Trello。

 

五所大学组成的联盟负责这架天文望远镜的运行，他们利用Trello来追踪和管理不同研究团队的天文目标观测需求，来自加州卡内基天文台的Teske说:“Trello对信息的整理方式与我们想要获得的信息类型非常契合，它让研究工作可以更好地开展。”

 

插图：Project Twins

 

对于研究人员来说，项目管理领域常见的工具包括来自悉尼Atlassian公司的Trello和Jira，以及来自旧金山的Asana和GitHub项目板。这些工具不只是简单的待办事项，它们能让团队对项目具有全局的视野，让用户得以创建和完成任务、赶上截止日期、记录和查阅丰富的笔记，并为常用任务提供了通用的模板结构。这些工具的标签功能让管理者能为成员分配任务。如果使用得当，项目管理工具会为团队带来更高的效率、减少不必要的麻烦，比如任务遗漏和重复劳动等等。

 

总之，项目管理软件可以让管理者将日常的工作细节与更宏观的整体目标联系起来，来自北卡罗来纳的非营利开源数据存储公司Dryad的执行总监Tracy Teal说，她使用了很多这样的工具来管理和提高工作效率。

 

 

在哈佛大学和麻省理工学院的博德研究所，计算生物学家Beth Cimini在细胞生物学家Anne Carpenter的团队中管理着一个小型咨询组，专门从事自动化的图像分析。Carpenter的研究团队利用项目管理工具来管理从实验室整体目标到实验设计的方方面面，Cimini表示，后者更多地依赖于Trello模板的自动化功能将标准操作流程进行笔记预填充，有效防止了实验成员遗漏关键步骤。“这绝对减少了团队成员在重复劳动上所花的时间，”Cimini解释道。她自己的小团队同时使用Trello和GitHub项目板来跟上客户需求。她说：“要是没有这些工具，每年要完成十多个不同项目对于每个成员来说都是很大的挑战。”

 

项目管理工具大多具有相同的视觉风格，其界面一般被称为看板(Kanban Board, https://www.atlassian.com/agile/kanban/boards)。看板再划分为不同列表，列表上标记的卡片显示了不同项目、操作步骤和主题。用户可以创建多个列表（例如“待办”“正在执行”“完成”），创建个人的待办事项（可以在app里或是向特定账户发送邮件来实现），标记同事分配任务，根据项目进程在不同板之间拖动卡片。很多工具可以显示时间线或日历视图，并提供了移动端app。

 

但不同的工具间还是存在不同的侧重，同时大多数工具还针对不同需求提供了免费和付费版本。“我们应该尝试各种工具，找出最适合自己的，”华盛顿大学的天文学家José Sánchez-Gallego推荐道。“个人来讲，我更喜欢专注于某一功能而不是大而全的工具。”

 

事实上Sánchez-Gallego就使用了多个工具来进行日常项目管理。其中包括利用ZenHub来管理新墨西哥州斯隆数字巡天（Sloan Digital Sky Survey）望远镜项目的GitHub问题；利用Jira来负责整体项目管理、硬件问题，以及用户的输入；利用OmniPlan来创建时间线并追踪时间。“我喜欢简洁的整体设计，” Sánchez-Gallego说，“我更倾向于可离线使用的app，同时希望工具尽可能地少收集个人信息。”

 

无论使用何种项目管理软件，最关键的是建立起有效的工作流程。Cimini说：“在协作时执行起来会更容易，我的协作看板总是比自己的个人看板更新要快。”

 

Teal建议指定一名管理者在团队层面运营管理工具。Dryad参与的数据管理网络（Data Curation Network）就有一名项目经理通过Jira来为整个团队制定待办事项，并向未按时完成工作的团队成员发送消息。Teal表示，在团队成员和这种工具之间的社会连接是一个活生生的人，由他负责将工具与团队衔接起来。

 

无论使用何种项目管理工具，都需要让团队轻松地使用，而不是增添团队的负担。来自布里斯托大学干细胞分化实验室的Rafael Carazo Salas在新冠疫情关闭实验室后，利