一种新型的项目管理系统构思
2020-07-27
来源：《企业改革与管理》作者：合肥鑫晟光电科技有限公司 薛松; 张敏; 向康; 李恒滨
过程中，文件种类和数量繁多，且经常需要在客户、厂内和供应商之间传输和共享。基于此种需求，文件管理系统可包含两部分功能：文件传输系统和文件保存系统；
（1）文件传输系统
此看板包含两部分，B公司与客户之间文件传输系统和B公司与供应商之间文件传输系统。可按层级，分类上传，设置权限共享给担当，共享后邮件提醒该担当进行下载。以客户发送B公司文件举例如下:
（2）文件保存系统
根据项目必要交付物list，制定该看板，要求担当按时进行文件上传和保存，文件上传后需要后台经过担当上级领导审批后才可显示完成，并设置保存权限，权限内担当可查阅或下载。
Remark：此看板的逻辑关系如下：
1.如果逾期时间＞5D，则显示为红色底纹，提醒担当上传，否则为白色底纹；
2.如果报告附件已上传，是否反馈显示为是，否则为否；
11.项目会议管理
该看板主要为了知会项目成员会议安排，提醒担当提前进行会议资料准备，可以按周别进行更新，使用不同颜色字体进行会议区分：外部会议、厂内会议。
四、总结与展望
以上项目管理系统基本涵盖B公司项目管理的方方面面，但是若要真正应用在项目管理的实际中，仍有以下几个问题需要讨论：使用的普及度、更新担当、更新频率、权限设置。
1.使用普及度
建议项目领导和成员全员使用，项目进度和相关信息通过系统获知。
2.更新担
当每一部分的更新担当为任务的直接担当，减轻项目经理催促资料和汇总的压力，也可以做到信息全面，无延迟。
3.更新频率
根据每一模块本身的特性，指定担当，并制定更新频率。例如项目重大Issue部分需要每天更新；项目周会安排部分可以每两天或一周更新一次。
4.权限设置
针对保密项目，每个项目成员的权限也应设置不同。每一模板查看、下载的权限应根据项目的实际需求进行设置。
期望通过以上介绍，可以呈现出完整的项目管理系统构思，协助开发人员进行项目管理系统开发，助力项目运行。
参考文献
[1]李英.基于Agent的项目管理信息系统研究[J].华东理工大学学报（社会科学版），2007，（1）：67-70.
本文发表在《企业改革与管理》作者：合肥鑫晟光电科技有限公司 薛松; 张敏; 向康; 李恒滨
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