摘要:文章针对以往广西科技项目管理的基本情况,阐述了科技项目管理系统的开发、组成、功能及特点,探讨了科技项目管理系统的使用效果,并提出了科技项目管理系统的升级扩展方向,以更好的服务于交通行业和经济社会发展。
关键词:科技项目;管理系统;建设;研究
0引言
近年来,广西交通科技发展越来越快,交通科技项目也越来越多,历年积累的项目数据也在不断增多,但纸制材料的保存能力有限,导致许多项目的资料缺失,非常不利于管理,通过电子档案对项目资料进行保存的需求越来越高,科技项目管理系统需求也越来越迫切。由于纸制申报科技项目流程十分繁琐,需要大量的时间让审批部门和专家、学会轮流审查项目,不仅审批效率低,而且还影响公平性。复杂的申报流程阻碍了广西科技自动化的发展脚步,建设科技项目管理系统,解决申报项目难和申报档案不全等问题成为一项十分重要的工作。为了能更好的服务科技项目承担单位,保存完整的数据资料,建设项目管理系统势在必行。
1广西科技项目管理概况
广西交通运输厅综合处从1987年开始收集七大类十四小类省部级来源的科技项目材料,包括计划任务书、经费表、计划表、验收申请表、验收报告共计1300多条纪录。其中西部科技项目105项,交通厅下文科技项目1100多项,大部分项目有比较详细的项目材料,小部分项目材料有缺失。由于2000年之前的项目年代较远,补充不到完整的资料,还有一些项目由于材料字迹潦草,不能识别,虽然有数据可以查,但是却不能清楚了解项目的具体内容。
项目申报流程:(1)申报单位在规定时间内提交项目计划任务书、经费计划表、负责人和主要参与人员资料,耗时约1～2周;(2)审批部门进行初审并给出初审意见,转交到学会选出的专家手上,让专家提出针对项目的意见,这一步骤需耗时约3周;(3)审批部门根据专家和学会的意见,二审选定可以进入科技计划的项目,最后调整经费,发布当年的计划任务,此阶段需耗时约3周。总体而言,从项目申报到发布当年的科技项目需要8周的时间,过程相当繁琐且浪费时间。
项目完结申报流程:(1)建设单位需要向交通运输厅综合处提交材料报告,声明项目已经完成,需要验收;综合处检查资料是否符合验收情况,可以验收则返回意见让建设单位准备验收材料,该步骤耗时约1～2周;(2)建设单位准备验收材料,邀请专家开评审会,填写验收报告,该步骤耗时约3周;(3)综合处检查报告,给出验收意见并打印证书,该步骤耗时约3周。总体项目验收需要8周时间。项目申报和结题验收的手续流程复杂,需花费相当多的时间,为使今后的项目能够有完整的数据,减少项目申报和验收时间,提高建设单位申报项目的速度,缩短验收流程,建设一个项目管理系统势在必行。
2科技项目管理系统
近年来,互联网技术已经广泛应用于各行各业。如网络银行、网上购买保险、政府的网络办公、网络商务等。政府也在大力推进网络办公技术的应用。交通运输部2006年就开始进行信息资源整合,推广网络办公等技术,把政府很多审批步骤放到互联网上进行,同时将各种可以公开的政府信息发布到互联网上,以便用户查询、使用。其中交通运输部的西部交通建设科技项目申报系统、浙江省交通运输厅的浙江交通科技计划项目管理软件和广西科技厅的课题管理系统等软件的开发应用,为网上申报、审批提供了便利,实现了管理信息的快速采集和控制,扩大了信息的覆盖面,使省厅、项目主管部门、项目承担单位、项目组各环节得到有效衔接,从而提高了监管水平以及科技管理的质量和效率。这些管理系统采用的技术和我们拟研发的技术有很大的区别,部分属于不同的技术路线,但其相同的地方都是运用互联网这个载体。拟定研发的系统不仅能实现交通科技项目申报、审批的网络化,而且还能进行网络的监控和计算机的分析管理,为科技项目管理提供一套可行的技术方案。
在软件建设之前,广西交通科研项目的管理仍处在人工统计的落后状态,随着科研项目的逐年增加,工作难度越来越大,原有的工作模式已无法满足科研管理工作的需要。如何提高工作效率,对科研项目进行动态管理已经成为广西交通科研工作急需解决的问题。因此广西交通科技项目管理系统的开发就显得尤为重要。
广西科技项目管理系统就是在这个环境下开始研发,并在2008年完成的,使用至今已经有2年,中间经多次版本更新,得到用户的广泛好评。软件系统的运行环境为WindowsXP、Win-dows2000以上的视窗平台,支持Internet等远程通信,并采用了客户/服务器(Client/Server)技术和大型的数据库技术,所建立起的前后台结构能充分地保障数据的安全和一致性,且该系统适应能力强、扩展空间大、扩展灵活。
系统的3个部分分别对应3种用户,即申报单位、评审专家和审批单位。
(1)申报单位可以使用的功能主要是项目申请和修改只需要1周就能完成,避免了在项目申请时就发生项目不符合申报要求的情况。项目验收时,从提交申请验收到最后项目完结,理论上只用1周时间,打印证书几分钟内就可以完成,证书内容从系统数据库调取。
图1科技项目管理系统结构图
(2)评审专家用户可以随时随地上网审批项目,核实当前项目与之前的项目是否有冲突。这样使专家评审时间大大减少,专家在空闲的时候就可以网上评审,而且专家与专家之间互相不知道评审意见,并列式的评审不仅比串联式的评审效率更高,而且最后的汇总意见也比较公平。
(3)审批单位用户不仅可以管理专家用户和申报单位用户,而且在项目管理上被赋予更多权限。其中,多种查询打印功能可以即时打出需要的表格资料,对于审批单位上传数据材料有非常大的帮助。
由于系统设计采用科学的设计思想,所以该系统将来可以在做少量修改的基础上推广到其他的网上申报业务。该软件既可以满足管理部门的使用要求,也可以满足一般用户对于自己申报的项目的管理。预期系统结构框架合理、功能全面、技术先进、性能稳定、适用性强,基本涵盖了科技项目审批工作的全部内容。系统基于WEB环境,操作简单,是日常科技项目审批工作的便捷工具,能够满足科研管理工作的需要。
3科技项目管理系统的成果效益
科技项目管理系统建成后,对于项目资料保存和精简项目申报时间大有帮助,相比之前,系统的优点如下:
(1)电子版材料。比纸制材料的保存时间更长,且信息更准确,同时能减少纸张的使用,符合国家的节能减排要求。
(2)方便管理者查询。通过数据库寻找符合条件的项目比查找纸质档案更简单,能节省大量的时间,方便管理。
(3)快捷的打印功能。需要使用纸制档案时,只能将原件找出来复印,需要花费的大量时间、人力,而运用该系统后,只需点击打印按钮就可以把相关的材料打印出来。
(4)分明的用户权限。管理者、申报单位和专家都有各自的用户账号,使用的权限也不同;相比实际操作而言,系统将权限分开,避免了项目在申报过程中的混乱管理,节省了时间和精力。
(5)精简了申报流程。项目申报单位可以在系统中查找到负责人黑名单,避免实际操作中出现的一人担当多个项目负责人的状况。申报项目后,系统的整个处理流程不到4周时间,比原先约8周的实际操作流程缩短了近50%。
(6)精简了项目申请变更流程。之前,项目申请变更需要反复进行,仅填写修改原因就可能需要1周时间。现在只需要在系统上填写清楚理由和需要修改的内容,管理者就能清晰的看到需要变更的原因,节约了申请者和管理者的时间,提了高效率。
(7)精简了项目结题流程。以往的项目结题,需要消耗大量时间安排开会和填写表格。而该系统使用后,系统会自动生成基本材料表格,届时,只需要打印出来并把开会时讨论的结果和处理意见填写上去即可完成,管理者也能很快看到申报结题,提高了工作效率。
系统建成后,能使交通运输厅、项目主管部门、项目承担单位、项目组各环节得到有效衔接,促进科研项目管理更加科学、合理、规范。科技主管部门能随时对科研项目进行监控,从而提高了监管的质量、效率及水平,提升了广西交通科研工作的服务能力。
4科技项目管理系统升级方向
经过2年的试用,软件得到了用户的认可,解决了许多问题。但是现有的功能无法满足未来发展的需要,在往后的软件升级中,应根据交通运输部交通科技项目子平台的发展计划,扩展以下功能:
(1)远程数据接口。该接口是与交通运输部交通科技项目平台连接并进行数据交换的,其未来的发展趋势是实现全国各省的科技项目信息互通。
(2)信息发布平台。根据交通运输部的发展规划,建设一个信息交流的平台,使用户能在平台上发布信息、提出问题和进行问题讨论,是全国交通科技项目管理建设的一个重要组成部分。
(3)提高软件的决策分析处理功能,包括实时发布相关文件、通知等。和交通运输厅的其他系统进行对接,提供数据共享的功能,建立完善的系统档案计算机管理模块。完善历史数据的管理。
(4)建立反映广西交通系统各单位科研能力的科研档案系统,能够提供详细的各单位的项目、成果信息,为各单位的科研能力评价提供依据。
(5)实现对所有科研项目的实时监控和动态管理。在今后运行的软件中,搭载自动发邮件功能,在项目进行到下个步骤时,自动发布信息到相关负责人的邮箱,在完成流程后又自动发邮件至下个阶段负责人的邮箱。同时还可以内嵌短消息的发送模块,实现手机短消息的群发和电子邮件的群发,实现科研管理信息系统和各单位之间的无线联系。在邮件不能及时查收的情况下,可以利用手机短信及时提醒项目负责人。
5结语
该系统操作简单、菜单明了,不仅给各单位科技项目的申报审批工作带来了便利,而且能及时跟踪项目进度,变更项目内容,节省大量人力物力。
通过使用科技项目管理系统,现在1990-2010年的项目都有资料可查,实现了项目档案的电子保存,使用者的用户报告书也肯定了系统在处理申报项目过程中取得的效果。系统为项目申报和管理节省了大量时间,提高了工作效率,解决了广西科技项目管理上存在的大难题。
该项目的实施,落实了“科技兴交”战略,有利于科学管理技术的研发和创新,有利于促进科研成果的推广应用以及提高交通研发和管理水平,使广西交通科技项目管理规范化、制度化和信息化。(本文2011年发表于《西部交通科技》)
