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标准化科研项目管理系统分析与设计思路

2020-07-15 来源:《航天标准化》作者:沈阳师范大学,王艳青;2中国航天标准化研究所,张鹏
的管理流程分为以下几个步骤。
a)项目申报:每年国家有关主管部门发布项目论证指南或者论证要点。根据项目申报用户指南或要点的有关说明,按照相关管理制度要求和规定的格式模版,填写项目建议书或论证报告,提交给主管部门。
b)项目评审/评估:主管部门根据要求,一般先对项目进行形式审查,之后召集有关专业领域专家,对申报项目进行统一评审/评估。
c)项目立项:主管部门根据评估意见,比较筛选出较为可行、效益较好、符合论证要点的项目立项批复。
d)下达计划/任务书或合同签订:主管部门根据项目建议书,编制有关项目计划或任务书,明确项目主要研究内容、研究周期、项目经费等,向申报单位下达科研任务书或签订科研合同。
e)计划实施:在计划实施阶段,标准制修订项目与一般科研项目略有不同。标准制修订项目实施主要分为5个阶段:①征求意见阶段———编制标准征求意见稿,并向有关单位、行业征求意见;②预审阶段———根据征求的意见和预审会的意见,完善标准内容,组织专家对于修改后的标准文本进行审查;③送审阶段———对意见进行研究分析和采纳,并对未予采纳的作出说明,编制标准送审稿,完成后提交有关标准化技术委员会审查;④报批阶段———审查通过后,修改完善标准稿件,形成标准报批稿,送有关部门批准发布;⑤发布阶段———印刷实施,将标准印刷后出版,并予以贯彻实施。
f)项目验收:在规定验收时间内,项目承担单位完成了所有科研工作,即可按计划向管理部门提出项目验收申请,管理部门组织专家对项目的研究情况、任务完成情况、经费使用情况等进行审查,评审合格后通过验收。
国内标准化科研项目在管理流程上虽然大体类似,但是各管理部门没有统一的管理平台,各研究单位仍需要根据不同项目渠道要求来进行项目申报和管理。
1.3流程的优化与整合
各渠道标准化科研项目有各自的特点和要求,在建立管理信息系统时,需要将流程进行梳理,对项目需求进行规范化处理,保证数据的标准化,这样才能使各类项目通过统一的数据交换和管理平台完成信息化建设。在流程和项目信息数据的优化上,主要遵循以下几个原则。
a)在项目管理的全周期内,应将项目从立项申请到实施验收的各个流程都包括在内。但考虑到项目管理全流程较长,各阶段流程相近。因此在流程优化上,将各个阶段统一化,使用简单的“编写—校对—审核—复查”单线流程,各阶段重复使用这一质量审核流程,避免各个阶段的审核流程不同带来多个审批工作流。
b)数据保留最大集合,即尽可能多的保留项目审查信息和专家意见。标准化项目不同于一般科研项目,在项目进行过程中需要召开多次的研讨会议,对项目进行分析和研究。因此,专家的审议意见非常重要,在项目流转过程中要尽可能保留专家意见。
c)对于一个项目的基础输入,根据标准化科研项目特点,主要是项目合同和项目任务书。在项目管理的各项流程上,均以合同和任务书作为项目的硬性约束条件。
2建立标准化科研项目管理信息系统
根据标准化科研管理特点,结合标准化科研项目流程的优化与整合,分析项目管理系统各层次方面的需求,按照功能需求建立各功能模块。
2.1需求分析
根据对使用需求的调研,项目管理系统主要有3个层次方面的需求。
a)领导决策层,主要需求是了解项目进展情况及项目风险。通过分析,此方面的需求主要包括:了解项目各类数据,希望系统能够实现对项目各类数据的初步统计和分析,对项目执行进度和质量风险有初步自动化预警功能。此部分功能可以通过项目统计与分析功能模块完成大部分需求,在项目计划管理中也可以增加各类节点完成情况的查询等功能,以实现此部分需求。
b)项目计划管理层,主要是根据项目约束编制计划,按照领导层的要求督促计划的完成,检查项目完成质量。此部分功能需求主要为项目计划和质量管理。其中,需要通过工作流引擎实现大量的审批流转功能。同时,此部分功能也是系统需求的重点。项目计划编制与节点考核应根据研究单位目前的管理流程进行划分,结合目前研究单位实际情况制定相关的管理流程,实现里程碑节点和成果的线上提交、审核。
c)项目具体执行层,即项目负责人和具体实施项目的一般科研人员在项目内部沟通和管理功能上的需求,包括任务分配和管理、成果线上提交、项目内部沟通和交流等。从功能上来说,主要也是集中在项目计划和质量管理中。但是项目内部人员和任务分配相对独立,将此部分功能独立为一个模块,便于功能的权限控制和使用。
2.2主要功能模块的分析和设计思路
2.2.1申报/立项管理功能设计
该功能模块主要针对标准项目立项的有关工作,能够实现单位或部门的标准项目需求的申报、审核等功能。申报和立项的功能需求中,主要针对来自上级和不同甲方单位的科研需求,对项目进行立项论证,按要求完成项目有关申报材料的编制。模块应能够按照不同渠道,提供有关立项报告模板及填写要求,便于用户填写需求。因为申请书是专家评审时的唯一依据,填写
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