摘要:通过调查同济大学基本科研业务费项目管理用户需求和分析项目管理业务流程,文章设计并实现了同济大学基本科研业务费项目管理信息系统，目标是解决中央高校基本科研业务费项目管理过程中存在的手工录入信息出错、信息孤岛和工作效率低的问题,从而推动学校科研管理信息化建设进程,提升科研管理服务质量,为国内科研院所和兄弟高校推进基本科研业务费项目管理信息化建设提供参考。
关键词:基本科研业务费;项目管理;信息系统
一,引言
自2009年开始,为贯彻落实《国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006-2020年)》,完善高校科研经费投入制度,提高高校的自主创新能力和高层次人才培养能力,中央财政设立中央高校基本科研业务费(简称“基本科研业务费”)专项资金。[1]基本科研业务费的使用和管理实行项目制。目前,同济大学基本科研业务费项目分六大类,包括青年人才培育类、重点项目培育类、学科交叉预研类、国际合作与交流类、智库和学术影响类、科技创新与科普类。每一大类项目由学校不同职能部门完成管理。基本科研业务费项目管理实行全过程控制,包括项目申报、项目评审、项目立项、经费拨款、过程管理、年度执行情况检查、项目结题、绩效评价等。科研管理部是学校基本科研业务费专项资金的牵头主管部门,负责会同相关职能部门进行项目管理,并每年按教育部要求报送经费使用及绩效自评报告。[2]
随着学校持续推进一流大学建设,基本科研业务费项目数量和经费持续增长,项目管理难度加大,一些问题日益突出,其中跨校区业务办理问题、手工处理与数据标准化问题和科研系统、财务系统相互独立不互通问题较为严峻,给学校科研人员和管理人员带来了很大困扰。传统的管理模式已无法满足复杂的科研管理工作需求,而随着科技的进步及计算机技术,网络技术和数据库技术的快速发展,使信息的收集、统计和交换更加简单方便。为此，我们采用Web应用前端开发技术和以MVVM为基础框架，使用Python 3.7.0和 Ruby on Rails等作为开发语言及管理工具,MySQL 5.7.21和 Redis4.0.1等作为后台数据库，设计并实现了同济大学基本科研业务费项目管理信息系统。[3]
二,基本科研业务费项目管理信息系统的开发目标
本系统开发的目标是通过与学校信息中心、财务系统信息对接,为学校科研管理部门、项目业务主管部门、项目所属院系和科研人员开发方便使用的基本科研业务费项目管理信息系统,一方面使用计算机、互联网替代传统的手工或者借助Excel等办公软件对项目进行管理,解决录入和计算错误、工作效率低等问题;另一方面为广大科研人员和管理人员提供一个快捷的管理、浏览和查询信息的平台。[4]
系统用户角色和功能分为如下六个层次:①项目分管领导,负责基本科研业务费项目总体管理,对项目专职主管的业务进行审核。②项目专职主管,负责基本科研业务费项目具体工作组织协调,对项目业务主管草拟的通知、公示等项目管理文档进行审核,并在教育部项目信息报送要求方面按年度编制项目信息表。③项目业务主管,按项目一级分类分管项目的申报、评审、立项、拨款和执行监管等工作,负责草拟通知、公示等项目管理文档,并审核项目申请表、计划任务书等项目技术文档。同一大类的项目允许有多个业务主管,同一用户可以负责多个大类项目,且具有相同的处理权限。④院系科研分管领导,负责审核项目所属院系项目申请表、计划任务书等项目技术文档,可以设置院系科研秘书角色,授权其负责项目管理。⑤院系科研秘书,协助院系科研分管领导负责项目管理,院系科研秘书和院系科研分管领导具有相同审核操作权限。⑥普通用户/项目负责人,学校教职工的默认角色,可以登录系统查看通知公告、申请项目和管理个人所负责项目。
本系统主要实现如下目标:①对基本科研业务费项目进行全过程控制;②基本科研业务费项目申请表、计划任务书等项目技术文档的生成、打印、输出和审核功能;③基本科研业务费项目申报通知、立项公示等项目管理文档的草拟、审核和发布功能;④基本科研业务费项目数据汇总统计和查询功能;⑤教职工本人和项目所属院系承担基本科研业务费项目信息和经费使用情况查询;⑥支持各种主流浏览器,具有友好的用户使用界面;⑦对用户输入的数据,系统进行严格的数据校验,排除手工录入错误;⑧要求系统的数据保密性强,通过为每个用户设置使用权限来实现;⑨系统运行稳定、安全可靠。
三.基本科研业务费项目管理业务流程分析
根据同济大学中央高校基本科研业务费项目有关管理办法和从工作实际出发,在充分考虑学校内部管理体系、资源共享、信息交换等方面的复杂需求基础上,可以分析描述基本科研业务费项目申报、立项、拨款、年度执行情况检查和结题验收等的全过程管理业务流程,
